Agent IA DCE : analyser un dossier de consultation

Un DCE fait trois cents pages. La remise est dans trois semaines. La première décision n'est pas technique : est-ce qu'on répond.

Un chat vous aide une fois. Un agent vous aide à chaque consultation. La différence tient à ce que vous configurez une seule fois : les pièces à lire, dans quel ordre, ce qu'il doit en sortir, et sous quelle forme.

Voici comment le construire, ce qu'il produit, et ce qu'il ne remplace pas.

Ce qu'on cherche dans un DCE avant de décider

Cinq choses, dans cet ordre.

Le périmètre exact de notre lot, et nos limites de prestation. Ce qui nous engage au-delà du prix : délais, pénalités, garanties, assurances. Ce qui n'est pas chiffrable en l'état. Ce qui sort de nos habitudes. Et les conditions de la consultation : critères, variantes, visite obligatoire, forme de la remise.

Un agent trouve ces éléments dans un volume que personne n'a le temps de lire. Il ne décide pas si l'affaire est pour vous. Le go, le no-go et le chiffrage restent au bureau d'études.

Ce que contient l'agent

Quatre choses, et elles se configurent en une heure.

Les instructions. Ce qu'il cherche, dans quel ordre, et pour quel lot. C'est là que vous mettez vos habitudes de lecture, celles qu'un collaborateur expérimenté applique sans y penser.

Vos pièces de référence. Un CCTP type, un cadre de DPGF, la liste de vos limites de prestation habituelles. L'agent compare ce qu'il lit à ce que vous faites d'ordinaire.

Le format de sortie. Un tableau à trois colonnes : l'exigence, la pièce et l'article d'où elle vient, ce qu'elle implique pour vous. Toujours le même, d'une consultation à l'autre.

Deux règles non négociables. Citer l'article source pour chaque exigence. Signaler ce qui est introuvable au lieu de le combler.

Ensuite, à chaque consultation, vous remplacez les pièces et vous relancez. C'est ce passage du bricolage à l'outil qui fait la différence entre une équipe qui a essayé l'IA et une équipe qui s'en sert.

Les pièces, et dans quel ordre les déposer

Commencez par ce qui engage : règlement de la consultation, acte d'engagement, cahier des clauses administratives. Puis le cahier technique du lot, le cadre de décomposition des prix, le planning, les plans et les rapports annexés.

Vous lisez le cadre contractuel avant le détail technique. C'est l'inverse du réflexe habituel, et c'est ce qui fait gagner le plus de temps.

Un lot à la fois. Déposer un DCE entier donne un résultat impressionnant et invérifiable.

Les pièces d'une consultation en cours ne vont pas sur un compte personnel gratuit.

Les quatre sorties qui servent

La carte des pièces. Quelles pièces, et l'ordre de priorité contractuel tel que le cahier administratif l'énonce. Avec la citation du passage.

Le relevé des exigences qui vous concernent. Une exigence sans référence d'article n'existe pas et n'entre pas dans le chiffrage.

Ce qui engage au-delà du prix. Délais, phasage, pénalités, garanties, assurances, réception, révision des prix, paiement. Ce sont les lignes qui transforment une affaire rentable en affaire perdue, et elles ne sont pas dans le cahier technique.

La liste des manques. Ce que le cahier technique décrit sans que la décomposition des prix le chiffre. Les prestations non quantifiables. Les renvois à des documents absents.

Les incohérences, et ce que l'agent rate

Quand vous recevez un dossier, une incohérence est un risque à chiffrer ou une question à poser.

Celles qui reviennent : une prestation décrite mais absente du quantitatif, une quantité du plan qui ne correspond pas, un délai incompatible avec le planning, une norme citée dans un indice périmé, et les interfaces entre lots que personne n'attribue, réservations, percements, raccordements, essais.

L'agent les sort en confrontant deux pièces à la fois. Chaque écart se vérifie en ouvrant les deux documents.

Maintenant la limite, et elle compte. Au-delà d'un certain volume, aucune plateforme ne traite l'intégralité des documents : elle va chercher les passages qu'elle juge pertinents. Une exigence isolée dans une annexe peut passer à travers. Un relevé vide ne vaut donc pas quitus. L'agent accélère la lecture et prépare les questions. Il ne dispense pas de lire les pièces qui engagent.

C'est aussi pour ça qu'on travaille lot par lot.

Les questions à poser pendant la consultation

C'est la partie la plus sous-utilisée, et celle où le travail précédent rapporte.

Les questions sortent des manques, des incohérences et des interfaces non attribuées. Une par point, référencée à la pièce et à l'article, formulée de façon fermée : la réponse doit être un oui, un non ou une valeur.

L'arbitrage reste à vous. Certaines questions éclairent vos concurrents sur un point que vous préférez chiffrer en risque.

Les réponses de l'acheteur deviennent des pièces du marché. Redéposez-les et relancez le relevé des manques dessus.

Où faire tourner l'agent

Deux critères : tenir plusieurs pièces longues dans un même raisonnement, et les garder d'une séance à l'autre. Regardez la fenêtre de contexte de votre offre, qui dépend du plan souscrit, et l'existence d'espaces de projet.

Dans nos sessions, Claude est le plus à l'aise sur les corpus longs et multi-pièces, ChatGPT reste le plus polyvalent, Copilot se justifie quand tout se passe déjà dans Microsoft 365, et Mistral quand la souveraineté est un critère. Mieux vaut trancher que cumuler les abonnements.

Une limite ne bouge pas : rien de tout cela ne touche au dimensionnement. Ces outils ne sont pas des logiciels de calcul certifiés et ne produisent aucune justification opposable.

La liste de contrôle avant de s'engager

1. Les dates et heures limites, le mode de remise, les pièces à fournir : lus dans le règlement, pas dans une synthèse.

2. Le périmètre du lot et les limites de prestation, confirmés dans le cahier technique.

3. Chaque exigence retenue porte sa référence de pièce et d'article.

4. Aucune quantité ne vient d'une estimation générée.

5. Chaque référence normative retrouvée à la source officielle, indice compris.

6. Les engagements au-delà du prix relevés : délais, pénalités, garanties, assurances, révision.

7. Les réponses de la consultation intégrées, et leur effet sur le prix.

8. Une personne habilitée a lu en entier les pièces qui engagent.

Le point 8 ne se délègue à rien ni à personne.

Ce que ça change

Nous ne publions pas de gain de temps chiffré, nous ne le mesurons pas chez nos clients.

Ce que nous observons : la lecture devient ciblée, la décision de répondre se prend sur des éléments, et la phase de questions cesse d'être expédiée la veille.

Un agent bien construit sert sur toutes les consultations de l'année. C'est ce que nous faisons construire aux équipes dans nos formations pour les bureaux d'études, sur leurs dossiers réels. Nous avons traité l'autre côté du dossier, celui de la maîtrise d'œuvre qui produit les pièces, dans notre article sur la rédaction d'un DCE, et la suite logique, la rédaction de l'offre, dans celui sur le mémoire technique.

Vous voulez voir ce que donne un agent sur un dossier en cours ? Écrivez-nous en précisant votre lot.